Zoeken

Geruisloos overstappen naar een algemeen pensioenfonds. Vijf uitgangspunten

01-10-2018

Veel pensioenbestuurders zijn op zoek naar een toekomstbestendige, betaalbare pensioenoplossing die voldoet aan de wet- en regelgeving. Overstappen naar een algemeen pensioenfonds kan zo’n oplossing zijn. Wij merken dat bestuurders van ondernemingspensioenfondsen nogal wat drempelvrees hebben om deze overstap te wagen. Stap neemt deze zorgen weg. Op basis van onze ervaringen met meerdere transities hanteren wij vijf uitgangspunten voor een probleemloze transitie. 

1. Maak een bouwplan

De sleutel tot een geruisloze transitie is een grondige voorbereiding. De voorbereiding begint met een solide bouwplan. Hierin staan alle stappen voor een soepele overdracht. Dit bouwplan stellen wij samen met u als latend pensioenfonds op, zodat het past bij uw situatie en uw pensioenfonds. U kent uw pensioenfonds immers als geen ander. Onderdeel van dit bouwplan is een zeer gedetailleerde analyse van de beleggingsportefeuille. Zo ontstaat al vóór de transitie duidelijkheid over welke beleggingen over te nemen zijn. Het is ook belangrijk de regeling zorgvuldig te onderzoeken. Zijn er bijvoorbeeld nog overgangsregelingen of bijzonderheden uit het verleden die nog maar voor heel weinig deelnemers gelden? Dan is bij de transitie helder of het de moeite waard is om opnieuw te gaan administreren – tegen mogelijk relatief hoge kosten – of dat voor de resterende deelnemers een andere oplossing wordt gerealiseerd.

2. Houd het simpel

Bij de transitie van uw pensioenfonds naar een algemeen pensioenfonds zijn veel partijen betrokken. Daarom is ons motto: houd het simpel. Stel een stuurgroep samen die de transitie leidt, met vertegenwoordigers van alle partijen. Houd deze groep lean. Zorg dat er niet te veel mensen aan tafel zitten. En dat de mensen die wel aan tafel zitten, daadwerkelijk bevoegd zijn om besluiten te nemen. Deze stuurgroep heeft vaste contactpersonen en werkt intensief samen. Het is de taak van de stuurgroep de juiste besluiten te nemen en alle noodzakelijke transitieprocessen onderling af te stemmen. Een ervaren implementatiemanager voert de regie over het transitietraject.

3. Houd het zuiver

Voor een goede transitie is het belangrijk dat projecttaken niet vermengd raken met zaken voor de langere termijn. Ons devies is: houd het zuiver. Hanteer een strikte scheiding tussen de overdracht van de beleggingen en de administratie enerzijds en het regelen van de governance anderzijds. De overeenkomsten, reglementen, het besluitvormingsproces en de inspraak moeten immers ook over een langere periode gewaarborgd blijven. Richt de overdracht van de beleggingen en de administratie projectmatig in en zorg dat de focus en ambitie van deze projecten zich tot de transitie beperken.

4. Stel deelnemer en werkgever centraal

De deelnemers en de werkgever moeten centraal staan. Het gaat om hún pensioen. Dit vraagt allereerst om een kostenefficiënte transitie. Hoe lager de transitiekosten, hoe meer pensioen de deelnemers uiteindelijk overhouden. Deelnemer en werkgever staan ook centraal in de communicatie over de transitie. Zorg voor een gezamenlijk communicatieplan dat de communicatiemomenten met de deelnemers en werkgever vastlegt. Het communicatieplan voorziet bijvoorbeeld in een tijdige inrichting van een pensioendesk en de ‘mijn-’ omgeving voor de deelnemers. Tot slot vindt de overdracht van beleggingen, aanspraken, vermogen en alle andere verplichtingen zo geruisloos mogelijk plaats. Voor de deelnemers verandert er idealiter niets, behalve het logo, de website en het telefoonnummer van de pensioenuitvoerder!

5. Markeer een duidelijk einde van het project

De transitie is een project met een begin en een einde. Leg dit vast in het bouwplan en in de projectdocumentatie. De gemiddelde transitie duurt zes tot negen maanden. Het projectteam zorgt ervoor dat het project wordt afgerond en waarborgt dat de verdere uitvoering een regulier bedrijfsproces wordt. Is de transitie eenmaal afgerond, dan wordt het projectteam ontbonden. Het algemeen pensioenfonds neemt het beheer van het vermogen over en voert de pensioenregeling uit.

Meer weten? Download de gratis whitepaper!